سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها

سياسة الاحتفاظ بالوثائق وإتلافها

مقدمة

 

هذا الدليل يقدم الإرشادات التي على الجمعية اتباعها بخصوص إدارة وحفظ وإتلاف الوثائق الخاصة بالجمعية.

النطاق

 

يستهدف هذا الدليل جميع من يعمل لصالح الجمعية وبالأخص رؤساء أقسام أو إدارات الجمعية والمسؤولين التنفيذين وأمين مجلس الإدارة حيث تقع عليهم مسؤولية تطبيق ومتابعة ما يرد في هذه السياسة تحت متابعة المدير العام للجمعية.

إدارة الوثائق

تحتفظ الجمعية بجميع الوثائق على النحو التالي:

اولا : الوثائق الرئيسية والرسمية تُحفظ بمكتب المدير التنفيذي وتشمل ما يلي :

  • السياسات واللوائح المنظمة لعمل الجمعية وما يتعلق بها.
  • سجل العضوية الجمعية العمومية ,مجلس الإدارة, اللجان الفرعية.
  • سجل الاجتماعات الجمعية العمومية, مجلس الإدارة, اللجان الفرعية, مدراء الإدارات.
  • سجل المكاتبات والرسائل الصادرة والواردة وهناك برنامج إلكتروني خاص بذلك.

ثانياً : الوثائق المالية تُحفظ بالإدارة المالية وتشمل ما يلي:

  • السجلات المالية مثل المعاملات البنكية, الإيصالات, العهد, الفواتير, التبرعات.
  • السجلات الحسابية.
  • سجل الممتلكات والأصول.

ثالثاً : وثائق الإجراءات تُحفظ بشكل أساسي في الأرشيف ونسخ في كل إدارة بما يخصها من إجراءات وتشمل التالي :

  • دليل العمليات والإجراءات.
  • الخطة الاستراتيجية.
  • الخطة التشغيلية السنوية.
  • تقارير مؤشرات الأداء.
  • التقارير السنوية.
  • إصدارات ومطبوعات الجمعية.

رابعاً : وثائق المستفيدين:

حيث أن المستفيدين في الجمعية لهم خصوصية عالية في التعامل مع وثائقهم فإنه يتم الاحتفاظ بهذه الوثائق في الإدارات المعنية بخدمة المستفيدين دون غيرها من الإدارات الأخرى , والا يجوز ألي أحد الاطلاع عليها إلا بما يتوافق مع سياسة خصوصية البيانات لدى الجمعية ويتم حفظها في الإدارات التالية:

 إدارة الرعاية الاجتماعية خدمات المستفيدين.

الاحتفاظ بالوثائق

1-     يتم حفظ الوثائق والمستندات حسب التقسيمات التالية:

نوع الوثيقة نوع الوثيقة مدة الحفظ
الوثائق الرئيسية والرسمية حفظ دائم
الوثائق المالية حفظ لمدة 12 سنوات
وثائق الإجراءات حفظ لمدة 4 سنوات
وثائق المستفيدين 4 سنوات أو على حسب استمرار تقديم الخدمة للمستفيد

2-   يتم الاحتفاظ بنسخة إلكترونية لكل ملف أو مستند حفاظاً على الملفات من التلف عند المصائب الخارجة عن الإرادة مثل: النيران أو الأعاصير أو الطوفان وغيرها, كذلك لتوفير المساحات ولسرعة استعادة البيانات من خلال:

  • برنامج الحسابات للوثائق المالية.
  • برنامج الصادر والوارد للوثائق الرئيسية والرسمية.
  • برنامج إدارة خدمة المستفيدين لوثائق المستفيدين.
  • نسخ من وثائق الإجراءات على السيرفر.

3-    يتم حفظ النسخ الإلكترونية في مكان آمن طبقاً لمنهجية حفظ البيانات الخاصة بالجمعية.

 

 

 

 

إتلاف الوثائق

1-    تقوم الإدارة الطالبة التالف الوثائق برفع طلب بالوثائق المراد إتلافها إلى المدير التنفيذي طبقاً لنموذج “طلب إتلاف وثيقة.

2-    تعقد لجنة “إدارة الوثائق” اجتماعاً مرة كل أربعة أشهر لبحث طلبات إتلاف الوثائق إن وجدت ويتم إعداد محضر رسمي بإتلاف الوثائق ويتم الاحتفاظ به في مكتب المدير التنفيذي ونسخة منه لدى:

  • المدير التنفيذي .
  • الإدارة المالية.

3-    يتم التخلص من الوثائق التي صدر بها محضر إتلاف بطريقة آمنة وتضمن خصوصية وثائق الجمعية كما تراعي سالمة البيئة وعدم الإضرار بها.

 

والله ولي التوفيق

تمرير للأعلى